आजकालच्या संगणकाच्या युगामध्ये कुठल्याही प्रकल्पाविषयी काही संकल्पना किंवा मुद्दे सहकाऱ्यांसमोर किंवा वरिष्ठांसमोर मांडावयाचे असल्यास त्यासाठी power-point प्रेझेन्टेशन हे एक अतिशय प्रभावी आणि महत्वाचे माध्यम म्हणून सिद्ध झाले आहे. आपण हाताळत असलेला विषय आणि त्या विषयाशी निगडीत इतर महत्वाच्या बाबी आपल्या प्रेझेन्टेशनच्या द्वारे, आपण थोडक्यात मांडत असतो. आपले प्रेझेन्टेशन मुद्द्याला धरून असावे, जेणेकरून विषय समजून घ्यायला सोपा व्हावा आणि त्या विषयाशी निगडीत कुठल्याही शंकांचे निवारण करणे आणि पुढील कामाची दिशा ठरविणे सोपे होईल. प्रेझेन्टेशन देताना काही महत्वाचे मुद्दे आवर्जून लक्षात ठेवावेत.
आपल्या प्रेझेन्टेशनच्या विषयाशी निगडीत स्लाईड आधीपासूनच तयार करून ठेवाव्यात. ज्या विषयी आपले प्रेझेन्टेशन असेल त्या विषयाची पूर्ण माहिती आपल्याला असणे आवश्यक आहे. प्रेझेन्टेशन देण्याआधी एकदा सराव करून सर्व स्लाईड व्यवस्थित सुरु होतात किंवा नाही ते पाहून, प्रेझेन्टेशन करिता किती वेळ लागतो आहे याचा अंदाज घ्यावा. सर्व स्लाईड कॉम्पुटर वर आधीच लोड करून ठेवल्यास ऐन वेळी होणारा गोंधळ टाळता येतो.
प्रेझेन्टेशन देत असताना आपल्या हातांच्या हालचालीवरून, बोलण्याच्या पद्धतीवरून आपला आत्मविश्वास दिसून येत असतो. बोलत असताना खिश्यामध्ये हात असणे, जवळ ठेवलेल्या वस्तूंशी किंवा हातातल्या लेझर pointer शी सतत चाळा करणे, येरझारा घालत बोलणे अश्या गोष्टी आवर्जून टाळल्या पाहिजेत.
स्लाईड मध्ये महत्वाच्या मुद्द्यांचा थोडक्यात उल्लेख असावा. त्या मुद्द्यांबद्दल विस्तारपूर्वक माहिती स्लाईड मध्ये न दाखवता आपल्या बोलण्यातून द्यावी. स्लाईड मध्ये माहिती असेलच तर ती जशीच्या तशी वाचून दाखवू नये, कारण प्रेझेन्टेशन पाहत असलेल्या लोकांना देखील ती माहिती वाचता येतच असते. स्लाईड मध्ये लांबच लांब वाक्यरचना टाळावी.
प्रेझेन्टेशनमध्ये जिथे शक्य असेल आणि योग्य असेल तिथे त्या विषयांशी निगडीत फोटोज किंवा चित्रे दाखवावीत. त्यामुळे प्रेझेन्टेशनचा विषय कितीही रुक्ष असला तरी कंटाळवाणा होत नाही. ग्राफ, पाय-चार्ट, बार ग्राफ इत्यादी दाखवायचे झाल्यास त्याविषयीचा डेटा आपल्यापाशी तयार ठेवावा, त्यामुळे कुणाचे काही प्रश्न असल्यास त्याविषयी माहिती देणे सोपे होते.
ग्राफ, चार्ट दाखवताना आपण करत असलेल्या कामाच्या किंवा प्रकल्पाच्या परिणामस्वरूप होत असलेल्या सकारात्मक परिणामांचा उल्लेख आवर्जून करावा. परिणाम थोडेफार नकारात्मक असल्यास ते सुधारण्याकरता आपण कोणते बदल करणार आहोत त्याचाही उल्लेख करावा. प्रत्येक स्लाईडला शीर्षक असायलाच हवे. त्यामुळे त्या विशिष्ट स्लाईडमध्ये नक्की कोणती माहिती आहे हे प्रेझेन्टेशन पाहणाऱ्यांच्या सहज लक्षात येते.
प्रेझेन्टेशन देताना समोर बसलेल्या लोकांशी सतत “eye contact” असायला हवा. त्यातून आपला आत्मविश्वास प्रकट तर होतोच, त्याशिवाय ऐकणाऱ्याच्या मनावरही त्याचा सकारात्मक परिणाम होत असतो.
प्रेझेन्टेशन देताना हातातला laser pointer स्क्रीन वरून सतत फिरवत राहू नये. त्यामुळे स्लाईड वाचताना अडचण वाटू शकते. त्याचबरोबर आपण काही बोलत असताना कुठलीही महत्वाची स्लाईड स्क्रीनवर दाखवणे टाळावे, कारण बोलत असलेले ऐकणे आणि स्क्रीनवरील माहिती वाचणे या दोन्ही गोष्टी, एकाच वेळी, प्रेझेन्टेशन ऐकत असलेल्यांना जमतीलच असे नाही. आपण दाखवत असलेल्या स्लाईड चांगल्या ठळक असाव्यात, जेणेकरून स्क्रीनपासून सगळ्यात लांब असणाऱ्या व्यक्तींना देखील त्या स्लाईड व्यवस्थित दिसू शकतील.
आपली एकाग्रता साधारणतः ३५ ते ४० मिनिटांपर्यंत चांगली टिकून राहते हे लक्षात घेऊन आपले प्रेझेन्टेशन शक्यतो तेवढ्या वेळेच्या चौकटीत बसवावे. जर प्रेझेन्टेशन अजून लांबणार असेल, तर मध्ये थोडा मोकळा वेळ देऊन, त्यानंतर प्रेझेन्टेशनला पुनश्च सुरुवात करावी.
प्रेझेन्टेशनच्या शेवटी त्या विषयाची “: समरी “ किंवा उद्देश स्लाईड मार्फत दाखवणे आवश्यक आहे. त्यामध्ये पूर्ण प्रेझेन्टेशन मध्ये आपण मांडलेल्या ठळक मुद्द्यांचा उल्लेख असावा. प्रेझेन्टेशनच्या शेवटी, कुणाला काही शंका असल्यास, त्यांचे निवारण करण्यास वेळ जरूर द्यावा.